Entiendo que no hay administrador.
Los propietarios que acuden a la convocatoria tienen que quedar reflejados en el acta, por lo que tienes que hacer una relación de asistentes.
las votaciones se pueden hacer a mano alzada, en caso de que haya un resultado muy justo y si los pisos tienen coeficientes distintos, hay que hacerlo nominal, para comprobar si se obtiene la mayoria en coeficientes.
Sobre lo que comentas de la ley de protección de datos, decirte que es diferente publicar información en los tablones que introducirla en el buzón. Entiendo que si i la introduces en el buzón no estás incumpliendo ninguna ley.
Saludos