A continuación, te detallo el procedimiento a seguir:
Redactar el acta de la junta:
Especificar que la junta fue convocada en tiempo y forma, mencionando las fechas de la convocatoria y la reunión.
Indicar que solo usted asistió y, por tanto, no hubo quórum.
Detallar las decisiones tomadas conforme al orden del día, incluyendo la sucesión del cargo de Presidente-Administrador.
Enviar el acta a los propietarios:
Utilizar las direcciones conocidas de los propietarios ausentes.
Incluir una copia del acta y especificar el nuevo presidente por turno según lo establecido en la comunidad.
Contactar al nuevo presidente:
Enviar la documentación relevante al propietario designado como nuevo presidente.
Utilizar correo postal y enviar un burofax para asegurarse de que la información ha sido recibida y es consciente de la situación.
En caso de rechazo o incapacidad del nuevo presidente:
Si el propietario designado se niega o no puede asumir el cargo, documentar esta negativa.
Comunicar a todos los propietarios la situación y la falta de un voluntario para el cargo de presidente.
Recurrir al juez:
Enviar una solicitud al juez para que nombre un administrador judicial, mencionando la falta de candidatos voluntarios y la necesidad legal de tener un presidente en la comunidad.
Aquí un ejemplo de cómo podría redactar el acta:
Acta de Junta General de Propietarios
En [Nombre del Edificio/Comunidad>, a [Fecha de la reunión>, se celebra la Junta General de Propietarios, convocada en tiempo y forma, con el siguiente orden del día:
Elección de nuevo Presidente-Administrador.
Ruegos y preguntas.
Asisten:
[Nombre del Propietario Presente>
No asisten:
[Nombre de los Propietarios Ausentes>
Constatando la falta de quórum, se procede a la toma de decisiones conforme al orden del día.
Punto 1: Elección de nuevo Presidente-Administrador. Según el turno establecido, se designa a [Nombre del Nuevo Presidente>, propietario de [Dirección/Unidad>, como nuevo Presidente-Administrador de la comunidad.
Punto 2: Ruegos y preguntas. (No se realizan por falta de quórum).
Se levanta la sesión a [Hora> y se acuerda enviar copia del acta a todos los propietarios.
[Firma del Secretario o del único asistente>
Luego, se envía una copia del acta junto con una carta explicativa a los propietarios ausentes, indicando los siguientes pasos y la necesidad de cumplir con la normativa legal de la comunidad.
Los siguientes pasos:
Utilizar correo certificado y burofax para asegurarse de que la notificación ha sido recibida por todos los propietarios.
Informar al propietario que, según el turno, ha sido designado como nuevo Presidente-Administrador.
Enviar toda la documentación necesaria para la gestión de la comunidad, incluyendo el acta de la junta, los documentos de la comunidad, y cualquier otra información relevante.
Confirmar que el nuevo presidente ha recibido la notificación y la documentación.
Si el nuevo presidente acepta el cargo, coordinar una reunión para la entrega formal de toda la documentación y hacer el traspaso oficial de responsabilidades.
Si el propietario designado rechaza el cargo o no responde, documentar esta negativa.
Informar a los demás propietarios sobre la situación y la falta de aceptación del cargo.
Si la situación no se resuelve, convocar una nueva junta de propietarios para discutir los próximos pasos y posibles voluntarios para asumir el cargo.
Si ningún propietario acepta el cargo y se mantiene la falta de un presidente, preparar una solicitud judicial.
Incluir toda la documentación que demuestra los esfuerzos realizados para encontrar un presidente (actas de juntas, comunicaciones, etc.).
Una vez el juez nombre un administrador judicial, informar a todos los propietarios sobre la decisión y el nuevo administrador designado.
Coordinar con el administrador judicial para el traspaso de toda la documentación necesaria para la gestión de la comunidad.
Estos pasos aseguran que se sigue un procedimiento adecuado y conforme a la legalidad para la sucesión del cargo de Presidente-Administrador en la comunidad de propietarios.