En una sub comunidad de propietarios que no tiene presidente y solo cuenta con un administrador, es el administrador quien tiene la responsabilidad de convocar la reunión para tratar temas específicos de la sub comunidad. El administrador actúa como representante y gestor de la sub comunidad en ausencia de un presidente, y se encarga de organizar y coordinar las reuniones necesarias para abordar los asuntos que afectan a los propietarios.
Para convocar la reunión, el administrador debe seguir el procedimiento establecido en los estatutos de la comunidad de propietarios o, en su defecto, en la normativa aplicable. Generalmente, este procedimiento incluye notificar a todos los propietarios con la suficiente antelación y proporcionar un orden del día con los temas a tratar.