Creo que el encargado de los cuartos debería ser el vocal de cada portal. Entérate de quien es el tuyo y diselo a el/ella para que te diga como se gestiona el tema.
Si no sabes quien es el susodich@ pues deja una nota en el buzón de sugerencias que hay en cada portal, pregunta a algún vecino o bien llama al administrador (entre semana) para que te diga los trámites a seguir o bien para que te indique el nombre y piso del vocal.
Ale espero que te sirva de ayuda y pasarlo bien, jejeje