Ya lo teneis todo muy avanzado, que bien.
En la primera reunión de la Comunidad, lo que se suele hacer es establecer un presidente y un secretario o vicepresidente. Se hace un sorteo delante del administrador de finca y ya está. Se les da el libro de registro en el que se irán anotando las cosas oportunas.
De cada reunión se levanta Acta.
Cada año se suele cambiar de presidente y vicepresidente y normalmente se sigue un orden correlativo por ubicación de vivienda a partir del primer presidente elegido. (si sale el vecino del 1º-a, el vicepresidente es el del 1º-b. Al año siguiente el del 2º-a y 2º-b....y así sucesivamente)
No se puede renunciar a ser presidente, nisiquiera por enfermedad grave, salvo que lo estime un juez. Si el presidente elegido no vive en su vivienda, no implica que pueda eludir su obligación.
Cuando se cambia de presidente se le entrega el libro de la comunidad.
Todas las dudas simplemente hay que plantearlas al administrador y el os informa de lo que es legal y de lo que no.
Normalmente, como dice vas, se suele preguntar por toldos,etc. Es normal, la gente que tiene aticos o terrazas querrá poner pérgolas, etc. Entonces se acuerda un color discreto y normalmente, respetando el color, el primer vecino que lo pone pues sienta la pauta para que todos respeten la ley de propiedad horizontal en cuanto a estética de fachadas.
Si por ej. se tiende ropa, no debe colgar por la fachadada, etc, ...vamos pero que todas esas dudas sobre terminos legales os los va a resolver el administrador. No os preocupeis que ellos os informan de todos los pasos para constituir la comunidad y para establecer mejoras o reformas respetando la ley de propiedad horizontal. Es un procedimiento muy sencillo, ya vereis.
Un saludo