Las cutradas de la administración (Parte III)

¿Cómo mejorar la gestión de la junta de gobierno en una comunidad de vecinos?

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Cuando empecé el año pasado en la junta de gobierno he de decir que me sentí muy aliviado cuando entró la administración, porque parecían saber lo que hacían y parecía que nos estaban organizando para hacer el trabajo un poco en serio.
El administrador nos reunía quincenalmente o semanalmente y nos informaba de la situación de la comunidad.

La cosa se quedó únicamente en reunirnos, porque la administración nunca organizó a la junta de gobierno para que funcionase mejor. Y por si fuera poco, tras tres meses aquello cambió y empezamos a reunirnos nada más que mensualmente, pero habían creado el hábito de que fuese la administración la que reuniese a la junta de gobierno (nos reunimos únicamente una vez a iniciativa nuestra... y fuimos tres los que nos juntamos).

Las reuniones se convocaban sin orden del día y el administrador nos informaba oralmente del estado de las cosas.
Sólo entregaron dos informes escritos y porque nos tuvimos que poner fráncamente pesados para conseguirlos:
1- Informe de reclamaciones hechas a Oncisa
2- Informe de estado de los requerimientos que había hecho la comunidad a los vecinos.

Ambos informes eran una sencilla enumeración y que nos entregaron en junio de 2006.

Resumen, en un año de funcionamiento nos han dado por escrito sólo dos informes de cuentas (en vez de los 4 que prometieron) y los dos informes antes mencionados.

Por no darnos, no nos han dado ni el informe anual de gestión al que se comprometieron por contrato.

¿Qué quiero decir con esto?
Que las decisiones en la junta de gobierno se tenían que tomar basándose en aquello que nos había informado Juan José justo en ese momento, sin capacidad para reflexionar o para sugerir actuaciones mejores.

Obviamente, las reuniones eran absolútamente orales. Yo traté de hacer una circular informativa de cada reunión con lo que se había hablado y lo que se había acordado. Circular que el administrador puso mucho interés en que no la llamásemos acta, porque parece que lo que aparezca en el acta es de obligado cumplimiento.

Juan José prefería utilizar su "cuaderno"...
...los integrantes de la nueva junta de gobierno veréis en funcionamiento su "cuaderno".

En las reuniones de la junta de gobierno con el administrador se van tomando acuerdos y el adminstrador parece que toma nota en su cuaderno de las cosas importantes y de las órdenes directas, pero luego nunca recuerda que le fueran dadas dichas órdenes.

Ejemplos:
- Se dio órden varias veces de poner el cartel en la valla del portal 30 para que se tuviese cuidado con los niños (y no se ha hecho hasta que en la junta de vecinos la ex-vocal lo repitió una vez más...).
- Se dio orden de colgar en el tablón de anuncios la información de qué servicios se estaban buscando para la comunidad por si algún vecino podía ayudar en la búsqueda... eso nunca se hizo.
- Se dio órden de poner la llave de las azoteas visiblemente separadas en la garita del conserje (por si eso pudiera tranquilizar en alguna medida a la vecina con fobia al fuego)...

El problema de esto es que el "administrador" anota las órdenes en su cuaderno y luego no las cumple, sin decir a la junta de gobierno que no lo va a hacer , con lo que la junta de gobierno se cree que lo va a hacer y al final nadie lo hace.

Mi consejo para la junta de gobierno que entra es que no se reuna sólo cuando lo sugiera el administrador. Que obliguen al administrador a informar por escrito antes de reunirles para tomar decisiones, y que pasen lista a los trabajos que debería haber realizado el administrador y no confíen en que se hagan sin que le achuchen.

En mi opinión la labor de Juan José es básicamente de marketing (se pasa por la urbanización a horas en las que la mayor parte de los vecinos le puedan ver). Y organiza a la junta de gobierno para verles una sola vez al mes y les abruma con la información, de forma que él pueda hacer las cosas a su aire pero dando la sensación de que las hace según las instrucciones de la junta de gobierno.

No estaría mal que el adminstrador hiciese las cosas a su aire... si las hiciese bien, pero me da la impresión de que la administración dedica 2 horas a la semana a la finca... y eso tirando por lo alto, desaprovechando de paso toda la iniciativa que podrían suponer 12 vocales.