El art 3 de la LPD:
Artículo 3. Definiciones
A los efectos de la presente Ley, y de conformidad con lo previsto en el artículo 3 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, se entenderá por:
a) Datos de carácter personal: Cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o identificables.
b) Fichero: Todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
c) Tratamiento de datos: Operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no, que permitan la recogida, grabación, conservación, elaboración, modificación, bloqueo y cancelación, así como las -cesiones de datos que resulten de comunicaciones, consultas, interconexiones y transferencias.
d) Responsable del fichero o tratamiento: Persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, u órgano administrativo, que decida sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento.
e) Afectado o interesado: Persona física titular de los datos que sean objeto del tratamiento a que se refiere el apartado c) del presente artículo.
f) Procedimiento de disociación: Todo tratamiento de datos personales de modo que la información que se obtenga no pueda asociarse a persona identificada o identificable.
g) Encargado del tratamiento: La persona física o jurídica, autoridad pública, servicio o cualquier otro organismo que, solo o conjuntamente con otros, trate datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
h) Consentimiento del interesado: Toda manifestación de voluntad, libre, inequívoca, específica e informada, mediante la que el interesado consienta el tratamiento de datos personales que le conciernen.
i) Cesión o comunicación de datos: Toda revelación de datos realizada a una persona distinta del interesado.
j) Fuentes accesibles al público: Aquellos ficheros cuya consulta puede ser realizada, por cualquier persona, no impedida por una norma limitativa o sin más exigencia que, en su caso, el abono de una contraprestación. Tienen consideración de fuentes de acceso público, exclusivamente, el censo promocional, los repertorios telefónicos en los términos previstos por su normativa específica y las listas de personas pertenecientes a grupos de profesionales que contengan únicamente los datos de nombre, título, profesión, actividad, grado académico, dirección e indicación de su pertenencia al grupo. Asimismo, tienen el carácter de fuentes de acceso público los diarios y boletines oficiales y los medios de comunicación.
Por lo tanto el encargado del tratamiento es el administrador de fincas y el encargado del fichero la comunidad de propietarios. Existen empresas que se dedican a esto, porque se ha comprobado que hay administradores de fincas que no lo realizan y puede venir una multa. POR LEY NO ES OBLIGATORIO contratar una Empresa.
le pongo un enlace de una resolución
https://www.agpd.es/portalwebAGPD/resoluciones/procedimientos_sancionadores/ps_2009/common/pdfs/PS-00657-2009_Resolucion-de-fecha-14-12-2009_Art-ii-culo-26-LOPD.pdf
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