Si el Administrador/Secretario es un contratado no propietario, es muy normal que se le pida que se ausente momentáneamente de la junta, pero solamente mientras se discute y vota su continuidad en el cargo, incorporándose inmediatamente después para conocer el resultado de la votación. Si el nombramiento del nuevo recae en un contratado externo, no puede redactar el acta dado que no asistió a la reunión al no haber sido nombrado previamente a la misma y, por tanto, no convocado, pues es normal que se presenten tres presupuestos a elegir. Aquí apoyo la sugerencia de pepe123 de nombrar un secretario provisional.
Si es un propietario quien ejerce la función, al tener derecho a voto no se le puede pedir que se ausente Si se nombra a otro propietario asistente a la reunión, será este último el encargado de redactar el acta y la firmará el nuevo Presidente y el nuevo secretario, para lo cual el anterior deberá de entregar la documentación lo antes posible, para que el acta quede registrada en el libro antes de los diez días reglamentarios.
Sobre el cargo de Presidente, su nombramiento es por un año y cada comunidad tendrá establecido un sistema de nombramiento : por elección, por sorteo, turno rotatorio, etc. El elegido en esa Junta será el que deba de firmar el acta.