Hola Neranekk,
Independientemente de que vuestra comunidad cuente con un servicio profesional,intento responderte lo más brevemente posible sobre los aspectos más básicos:
1.- La comunidad debe ser la titular del fichero (Correcto). El presidente y el administrador tendrán acceso a los datos pero no serán lo propietarios. Para que el administrador como profesional tenga acceso debéis especificar en contrato que la comunidad le otorga ese servicio de gestión de la base de datos conforme a LOPD y que sólo la utilizará para su finalidad y que aplica las medidas de seguridad necesarias en su custodia. Si deja de ser Administrador debe eliminar cualquier datos y devolver los accesos ya que no es propietario de la información.
2.- Según la LPH estás obligado a facilitar determinada información a la comunidad como tu domicilio de notificaciones. Cualquier otra información no prevista en la LPH debes haberla autorizado (P.e. Datos bancarios).
3.- La Comunidad debe permitir rectificar cualquier dato erróneo a cualquier persona que esté en el fichero. Darte de baja no es posible mientras seas propietario en los datos que establece la LPH como obligatorios en la finalidad que se le supone a esa información.Pero por ejemplo si podrías exigir que eliminasen tu información bancaria o la matrícula de tu coche.
4.- La comunidad debe comunicar a la Agencia de Protección de Datos el fichero que se ha creado. Informando sobre la titularidad, su finalidad, su ubicación y que cumple con las garantías de seguridad establecidas. Es indiferente que el fichero sea físico o electrónico.
5.- Deberíais tener un documento de seguridad que establece quién puede acceder al fichero (presidente, administrador, vocales, etc)., cada cuanto tiempo se cambian las claves de acceso, donde se guarda, custodia de llaves de acceso, garantías de seguridad, etc. Debe existir un responsable de la seguridad del fichero.
Como vés, básicamente debeís garantizar que esa base de datos sólo se usará para los fines para los cuales ha sido creada, la seguridad y custodia de esa información, la veracidad e la información permitiendo la rectificación de los datos (y la baja si corresponde) y notificar su existencia a agencia de protección de datos.
Espero haberte ayudado.