Hola Orocaba. Sí, es obligatorio inscribir el fichero de datos de la comunidad de propietarios en la Agencia española de Protección de datos (la inscripción es gratuita).
Las comunidades de propietarios disponen de datos personales de los propietarios de cada uno de los pisos. Entre estos datos, necesarios para la gestión de la comunidad, se incluyen los nombres, números de DNI, números de teléfono, cuentas bancarias y por supuesto, las direcciones. Esta información permite, por ejemplo, efectuar cargos en las cuentas bancarias de los propietarios para su contribución a los gastos acordados. Asimismo, en los supuestos que la comunidad tenga empleados, la comunidad dispondrá de sus datos personales con el fin de formalizar el contrato de trabajo y las obligaciones con la Seguridad Social. La comunidad también puede acceder a datos personales de proveedores o de vecinos que no sean propietarios, es el caso de los inquilinos.
Por ello, la Ley impone a la comunidad la obligación de inscribir los ficheros en la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). El proceso de inscripción, el canal responsable y los modelos normalizados para la inscripción pueden ser consultados en la web de la AEPD.
En relación a lo que comentas de que vuestra Comunidad, está funcionando sin contratar los servicios de un administrador y que al frente de la misma sólo se encuentra el presidente, es totalmente legal, pero significa que éste asume los cargos de presidente, administrador y secretario.
Saludos. Jose Fco.