Buenos días,
Muchas comunidades cuentan con este tipo de cajas, aunque yo nunca he sido partidario de ellas, ya que sí se pueden comprar a las empresas de conserjería o mantenimiento este tipo de consumibles y presentar la factura correspondiente, que será pagada como todas por el banco.
Sin embargo, para comunidades que no tienen contratados servicios (incluido el de Administración) Para crear una caja con dinero en metálico yo recomendaría lo siguiente:
Que en la próxima junta se presente la iniciativa y sea aprobada, puesto que el dinero es de todos.
Al ser aprobada, deberá ser aprobada cuánto dinero se establecerá de partida, y cuál será el mínimo al que se permitirá llegar para ser repuesto (es decir, que la caja siempre tenga mínimo de 15€, máximo de 50€).
Al constituirse, enviar una carta a todos los vecinos dejando claro quién la custodia y como.
Por supuesto, guardas absolutamente todas las facturas y recibos de los elementos comprados con ello.
Cada 3 o 6 meses, enviar a todos los vecinos el extracto de uso de esa caja (que se ha comprado, cuando, como y a quien) dejando claro que tienen disponibles los recibos para su comprobación si lo necesitan, así como momentos de reposición con el justificante de la retirada de dinero del banco.
Cada convocatoria de junta ordinaria, enviar anexo a todos los vecinos el extracto de cuentas de dicha caja, y llevar a la junta los recibos pertinentes.
El dinero en efectivo es muy delicado en una comunidad, y puede dar pie a suspicacias por parte de ciertos vecinos malintencionados o desconfiados, por eso lo desaconsejo siempre.
Espero haberle ayudado. Saludos,