Hola Sani26.
Entendemos que el trastero que ha alquilado corresponde a un propietario. Si es así, que es lo lógico, es un espacio de carácter privativo y por lo tanto puede ser utilizado siempre que dicha utilización no contradiga la ley, los estatutos de la comunidad o las ordenanzas del Ayuntamiento correspondiente. Hablo sobre todo de la utilización del trastero para depositar en él productos que puedan ser nocivos, peligrosos, insalubres, etc.
En el caso de la instalación de un archivo para complemento de la oficina comercial no genera un problema por realizar una actividad prohibida. Recuerde lo que dice el artículo 7.2 de la Ley de Propiedad Horizontal "Al propietario y al ocupante del piso o local, no les está permitido desarrollar en él o en el resto del inmueble actividades prohibidas en los estatutos, que resulten dañosas para la finca o que contravengan las disposiciones generales sobre actividades molestas, insalubres, nocivas, peligrosas o ilícitas".
Parece que la instalación de estanterías para utilizarlas como archivos no afectan a la gestión del inmueble, no obstante verifique si los Estatutos de su comunidad, si los tiene, dice algo al respecto de las limitaciones de utilización de los trasteros.
Si existiera un incendio, el seguro indemnizará en función de lo que diga la póliza del seguro de la comunidad de propietarios. Tendrá que comprobar lo que dice la misma y que coberturas tienen contratadas. Estoy seguro que si la Oficina Comercial entiende que los documentos que tienen en el archivo son muy especiales y tienen un valor muy especial ya se encargarán ellos de contratar una póliza privada en consonancia a su importancia. Nadie deja documentos importantes de una compañía en un cuarto trastero.
Un cordial saludo.
Miguel.