A modo informativo, destacar que la Junta de propietarios debe reunirse al menos una vez al año, siendo indispensable para aprobar las cuentas y presupuestos anuales, como indica la ley de propiedad horizontal. Además, podrán celebrarse las juntas que sean necesarias siempre y cuando las convoque el presidente o lo pidan la cuarta parte de los propietarios (o en su defecto, quienes representen más del 25% de las cuotas). El vicepresidente no tendrá poder para convocarla por sí solo, a menos que haya una causa mayor legal que imposibilite al presidente.
Las juntas se tienen que convocar con un mínimo de 6 días de antelación, siendo el presidente o los promotores de la reunión quienes notifiquen a toda la comunidad de cuándo se celebrará la junta y de que va a tratar la junta (Orden del día).
Puntos típicos a considerar en el Orden del Día son:
Aprobación de cuentas y presupuestos anuales
Decisiones sobre obras y derramas
Otros temas de interés para la comunidad
Y por último, ruegos y preguntas de los vecinos.
¿Qué partes diferenciaremos en la junta, como deben quedar reflejados en el acta?
Para empezar debe tener una convocatoria.
Seguidamente darse la orden del dia.
Y ahora bien… ¿Qué ha de incluir cada punto del acta?
Convocatoria.
Fecha, hora, mención de los asistentes y de las ausencias, así como una enumeración de los propietarios que no están al corriente de los pagos, comentando la prohibición de derecho a voto en caso necesario. Sin olvidar también hacer mención del autor o autores de la convocatoria y si el carácter es ordinario o extraordinario además de si es primera o segunda convocatoria.
Orden del día.
Se reflejan los temas del Orden del Dia tratados, reflejando las votaciones a favor y en contra, además de plasmar en las opiniones y valoraciones de los vecinos.
Anotar los ruegos y preguntas de cada propietario que así desee expresarse, así como las opiniones que estos generen y/o soluciones que se den.
Firma
¿Cuál es la guinda del pastel? La firma del Presidente y del Secretario, o en su defecto, del Administrador de fincas. Sin este formalismo, lamentablemente el acta no seria legal.
Una vez terminado, el acta deberá ser notificada a todos los asistentes y ausentes, remitiéndola de manera válida al domicilio donde se haya acordado.
ALGUNAS RECOMENDACIONES
Utilizar un vocabulario correcto.
Precisión y síntesis.
No incurrir en fórmulas retóricas.
Utilizar como guía el acta anterior.
EJEMPLOS PRÁCTICOS
A continuación dejo un par de frases de encabezamiento y de pie para que os hagáis una idea a parte de la parte del contenido central que hemos indicado.
En la localidad de XXX siendo las XXX horas del día XXX de XXX de XXX se reúnen en PRIMERA/SEGUNDA convocatoria en el lugar XXX, de la calle XXX, nºXXX Se reúnen en Junta General ORDINARIA/EXTRAORDINARIA los vecinos descritos a continuación, bajo la presidencia de D. XXX, actuando como secretario D. XXX, con arreglo al orden del día fijado en la convocatoria, que se desarrolló como sigue:
Orden del día:
1º ...
2º ...
...
5º Fuera de la orden de día, fueron deliberados los siguientes puntos: (En este punto no se puede tomar ningún tipo acuerdo)
a)
b)
Y no habiendo más asuntos que tratar, se levanta la sesión.
Como puede ver, no tiene mucha complicación, sólo es necesario que lo que contenga teniendo en cuenta todo esto, sea explícito y plasmando lo relevante sucedido en medida de lo posible.