El acta la firma el presidente y el secretario de la reunión celebrada, la junta puede nombrar a cualquier persona de secretario, incluso ajeno a la comunidad, el presidente debe ser un propietario.
Normalmente el administrador hace las funciones de secretario, o envía a otra persona para realizar la función. El administrador colegiado, no convoca ni preside la reunión, simplemente toma nota y hace las advertencias oportunas en materia de legalidad, naturalmente da cuentas económicas (puesto que las administra) a la junta, .